 Rozszerzenie zakresu certyfikacji

 W przypadku wystąpienia organizacji o rozszerzenie zakresu certyfikatu o obszary działania, które nie były objęte certyfikacją. Dokumentowanie rozszerzenia zakresu certyfikacji następuje zgodnie z Procedurą D0K- 16 Proces certyfikacji i nadzoru systemu wg standardu ISO lub IFS.

 Jeśli nowe procesy lub produkty inne niż te objęte zakresem bieżącej oceny IFS Food Assessment zostaną wdrożone między dwiema (2) Ocenami certyfikacyjnymi IFS (np. produkty sezonowe),certyfikowany zakład niezwłocznie powinien poinformować swoją jednostkę certyfikującą, która przeprowadza ocenę ryzyka w celu podjęcia decyzji, czy i kiedy należy przeprowadzić ocenę rozszerzającą. Wyniki tej oceny ryzyka, oparte na zagrożeniach dla higieny i bezpieczeń- stwa, należy udokumentować.

Jeżeli jednostka certyfikująca zdecyduje, że Ocena rozszerzająca IFS Food Assessment jest wymagana, nie jest konieczne przeprowadzanie pełnej nowej Oceny IFS Food Assessment, a jedynie Ocenę rozszerzająca IFS na miejscu w okresie ważności istniejącego certyfikatu (ciągły cykl certyfikacji).

Ocenę rozszerzającą IFS Food należy przeprowadzić zawsze, o ile produkty i/lub zakresy technologii i plan HACCP (a zwłaszcza CCP) różnią się od ocenianych podczas "głównej" Oceny IFS (zasada ta ma również zastosowanie w przypadku linii produkcyjnych, które nie były uruchomione podczas Oceny "głównej" IFS ) i/lub nastąpiła istotna zmiana w procesie produkcji i/lub jego otoczeniu.

Jeżeli Ocena rozszerzająca IFS wykaże zgodność, certyfikat powinien zostać zaktualizowany o nowy zakres i przesłany do bazy danych IFS (IFS Database) wraz z raportem z Oceny rozszerzającej IFS. Zaktualizowany certyfikat zachowuje tę samą datę ważności co obecny certyfikat. Po przeprowadzeniu Oceny rozszerzającej IFS w Ocenie recertyfikacyjnej IFS należy również objąć działania ocenione podczas Oceny rozszerzającej IFS (wszystko na jednym certyfikacie). W przypadku dużej niezgodności (Major), oceny na„D” wymagania KO lub oceny <75% po Ocenie rozszerzającej IFS, wynik całej Oceny IFS Food Assessment (w tym głównej) kończy się niepowodzeniem, a obecny certyfikat zostaje zawieszony.

W odniesieniu do produktów sezonowych należy przeprowadzić Ocenę rozszerzającą IFS, aby ocenić produkty, których nie można było ocenić podczas działań w czasie trwania „głównej” Oceny IFS Food Assessment. Na certyfikacie należy określić wszystkie oceniane produkty i procesy. W następnym roku odbędzie się jedna Ocena recertyfikacyjna IFS i jedna Ocena rozszerzająca IFS, aby objąć zakresem wszystkie produkty i procesy.

 Ograniczenie i czasowe ograniczenie zakresu certyfikacji

• W wyniku przeprowadzonego auditu nadzoru lub auditu z krótkim terminem powiadamiania, w trakcie którego stwierdzono brak możliwości prowadzenia działalności w pełnym zakresie udzielonego certyfikatu oraz gdy Klient nie spełnia wymagań normy odniesienia stanowiącej podstawę certyfikacji dla części zakresu udzielonej certyfikacji.

• Na wniosek organizacji, bez wykonywania auditu.

Uwaga: Drobne zmiany stylistyczne lub słowne nie traktuje się jako zmiany zakresu certyfikacji.

 Zawieszenie certyfikacji (Zawieszenie jest czasowym ograniczeniem ważności certyfikacji i możliwości korzystania z certyfikatu na skutek niedotrzymywania przez Klienta warunków certyfikacji oraz pociąga za sobą ograniczenie aktywnego reklamowania i promowania faktu certyfikacji jego Systemu Zarządzania przez Grand Cert Sp. z o.o.)

• Klient nie wypełnia zobowiązań lub wymagań certyfikacyjnych

• Klient nie pozwala na przeprowadzenie auditów w nadzorze lub ponownej certyfikacji z wymaganą częstotliwością.

• Jeżeli firma odmówi dostępu audytorowi (z wyjątkiem „siły wyższej”), aktualnie ważny certyfikat IFS zostanie zawieszony przez jednostkę certyfikującą maksymalnie w ciągu dwóch (2) dni roboczych od daty Oceny IFS.

Wszyscy użytkownicy, którzy mają dostęp do bazy danych IFS (IFS Database) i wymienili daną firmę na swojej „liście ulubionych”, otrzymają pocztą elektroniczną powiadomienie z Bazy Danych IFS, informujące o zawieszeniu aktualnego certyfikatu danej firmy. Informacja ta będzie widoczna w historii firmy w bazie danych IFS (IFS Database). Firma zostanie zafakturowana przez jednostkę certyfikującą na całkowity koszt Oceny IFS. Dodatkowo następna Ocena IFS Food Assessment może być zaplanowana jedynie jako zapowiedziana.

W przypadku zidentyfikowania jednej lub kilku niezgodności dużych (Major) lub kiedy jedno lub kilka wymagań KO zostały ocenione na” D” podczas Oceny IFS Food Assessment, obowiązują następujące zasady:

- aktualny certyfikat IFS zostaje zawieszony w bazie danych IFS (IFS Database) przez jednostkę certyfikującą jak najszybciej, i maksymalnie w ciągu dwóch (2) dni roboczych od daty Oceny recertyfikacyjnej IFS Food Assessment.

- raport zostaje umieszczony w bazie danych IFS (IFS Database)

- jednostka certyfikująca ma obowiązek zamieścić wyjaśnienia (w języku angielskim) dotyczące powodów zawieszenia aktualnego certyfikatu. Wyjaśnienia dotyczące zidentyfikowanej / ych niezgodności powinny wskazywać numer(y) wymagań i powinny zawierać te same szczegóły, jak te opisane w planie działań.

Uwaga: Wszyscy użytkownicy mający dostęp do portalu bazy danych IFS (IFS Database) i mający daną firmę na „liście ulubionych”, otrzymają automatyczne powiadomienie w postaci e-mail (z wyjaśnieniami odnośnie stwierdzonych niezgodności), że obecny certyfikat został zawieszony.

• Klient w ciągu trzech miesięcy nie nadesłał informacji uzupełniających wymaganych przez Grand Cert Sp. z o.o.

• Klient nie wykonał działań korygujących w ciągu trzech miesięcy po ocenie, chyba że uzgodniono inny termin z przez Grand Cert Sp. z o.o. lub nastąpiła zmiana ustalonego wcześniej terminu.

• Wykrycie niewłaściwego stosowania znaków certyfikacji Grand Cert Sp. z o.o. , nieuprawnionego użycia znaków akredytacji oraz braku reakcji lub bezskuteczności działań po pisemnym ostrzeżeniu Klienta Grand Cert Sp. z o. o.;

• Klient dobrowolnie wystąpił o zawieszenie procesu certyfikacji.

 Wycofnięcie certyfikacji (Wycofanie certyfikatu oznacza odebranie Klientowi certyfikacji Grand Cert Sp. z o.o.oraz zwrot do Grand Cert Sp. z o.o.wszystkich wydanych certyfikatów oraz znaków certyfikacji Grand Cert Sp. z o.o..Wycofanie Certyfikatu jest zazwyczaj następstwem zawieszenia, gdy nie ma dowodów podjęcia skutecznych działań korygujących po stronie Klienta).

 Cofnięcie certyfikatu IFS przez Grand Cert Sp. z o.o jest dopuszczalne jedynie w przypadku stwierdzenia, że wyroby/procesy mogą nie spełniać już wymagań systemu certyfikacji. Jedyny wyjątek od tej zasady może być związany z brakiem płatności za Ocenę IFS Food Assessment przez certyfikowaną firmę. Umowa pomiędzy jednostką certyfikującą a ocenianą firmą musi uwzględnić cykl certyfikacji.

• nie zostały rozwiązane w czasie ustalonym przez strony zainteresowane kwestie, które spowodowały zawieszenie ważności certyfikacji, w tym np. nieprawidłowe, wprowadzające w błąd stosowanie certyfikatu bądź znaku certyfikacji pomimo faktu iż była to przyczyna zawieszenia certyfikatu.

• stwierdzenie trwałego zaprzestania świadczenia usług, realizacji procesów objętych certyfikowanym systemem, zaprzestania działalności

• na wyraźną prośbę Klienta

Uwaga: Wycofanie Certyfikatu jest poważną decyzją, która może być podejmowana dopiero wówczas, kiedy staje się oczywistym, że wszelkie postępowanie z działaniami korygującymi, włączając w to zawieszenie, nie przynosi wystarczających rezultatów odnośnie przywrócenia pełnej zgodności systemu zarządzania Klienta z wymaganiami certyfikacyjnymi.