Ogólny opis procesu certyfikacji
Procedura certyfikacji systemów zarządzania dotycząca norm IFS Food, przebiega według niżej przedstawionego schematu.
Poniższe etapy przedstawiają proces na poziomie ogólnym.

Zapytanie o ofertę na certyfikację
Umowa certyfikacyjna
Planowanie audytu
Przeprowadzenie auditu
Decyzja certyfikacyjna
Pozytywna Negatywna
Wydanie certyfikatu
Zapytanie o ofertę na certyfikację
Celem tego działania jest rozpoznanie potrzeb Klienta, ocena możliwości realizacji usługi przez jednostkę certyfikującą, oraz przygotowanie właściwej oferty na certyfikację i utrzymanie certyfikacji na dany system zarządzania. Obejmują one następujące działania:
– kontakt z klientem przedstawiciela Grand Cert lub klienta z Grand Cert
– wypełnienie przez klienta właściwego dla danego systemu zarządzania wniosku zwanego „Inquiry form” ( pobierz
tutaj).
– Przegląd wniosku przez Grand Cert.

Oferta certyfikacyjna (Grand Cert)
Sporządzenie przez Grand Cert oferty na certyfikację zwaną „OFFER” i przesłanie jej klientowi do akceptacji drogę e-mailową.
Oferta certyfikacyjna prezentuje warunki i zasady przeprowadzenia procesu certyfikacji.

Umowa certyfikacyjna
Po akceptacji oferty przez klienta następuje przygotowanie przez Grand Cert i przesłanie umowy na certyfikację tzw. Оrder form.

Planowanie auditu
Wyznaczenie auditorów i ustalenie terminu z klientem

Przeprowadzenie audytu – Audit certyfikacyjny
Ważnym czynnikiem jest przejście audytu certyfikacyjnego dla IFS Food. O wyznaczonej czas Audytor odwiedza firmę podczas auditu certyfikacyjnego i przeprowadza ocenę zgodnie z kryteriami niezbędnymi do certyfikacji.
Wynik audytu jest udokumentowany w raporcie. Wykryte niezgodności są dokumentowane i wysyłane do organizacji na piśmie w formie tzw. " Action plan ".
Główny audytor przygotowuje raport z audytu, a jednocześnie koordynuje plan działań naprawczych z klientem. Po audycie IFS Organizacja powinna przekazać plan działań naprawczych organu certyfikującemu w terminie do 14 dni od daty otrzymania raportu wstępnego і sporządzić plan działania. Wiodący audytor na żądanie organu certyfikującego prowadzi przegląd proponowanych przez organizację poprawek i działań korygujących na podstawie przekazanych dokumentów audytu.

Decyzja certyfikacyjna – Decyzja o przyznaniu/ odmowie/ utrzymaniu certyfikacji
Audytor dostarcza raport do jednostki certyfikującej do ostatecznej weryfikacji. Raport zostaje zaakceptowany, Prezes Zarządu jednostki certyfikującej decyduje się wydać certyfikat.

Wydanie certyfikatu
Zatwierdzony raport oraz Certyfikat systemu zarządzania, jako dokument potwierdzający przyznanie certyfikacji jest przekazywany Klientowi.
Data przyznania certyfikatu jest datą podjęcia decyzji certyfikacyjnej.