• Ogólny opis procesu certyfikacji
• Rozszerzenie/ograniczenie zakresu certyfikacji; Zawieszenie/wycofanie certyfikatu oraz unieważnienie umowy
• Koszty certyfikacji
• Warunki korzystania logo / nazwy jednostki akredytacyjnej
• Ogólny opis procesu certyfikacji

Procedura certyfikacji systemów zarządzania dotycząca norm ISO 9001, ISO 22000, przebiega według niżej przedstawionego schematu.
Poniższe etapy przedstawiają proces na poziomie ogólnym.

Zapytanie o ofertę na certyfikację
Celem tego działania jest rozpoznanie potrzeb Klienta, ocena możliwości realizacji usługi przez jednostkę certyfikującą, oraz przygotowanie właściwej oferty na certyfikację i utrzymanie certyfikacji na dany system zarządzania. Obejmują one następujące działania:
– kontakt z klientem przedstawiciela Grand Cert lub klienta z Grand Cert
– wypełnienie przez klienta właściwego dla danego systemu zarządzania wniosku zwanego „Inquiry form” ( pobierz tutaj).
– Przegląd wniosku przez Grand Cert.

Oferta certyfikacyjna (Grand Cert)
Sporządzenie przez Grand Cert oferty na certyfikację zwaną „OFFER” i przesłanie jej klientowi do akceptacji drogę e- mailową.
Oferta certyfikacyjna prezentuje warunki i zasady przeprowadzenia procesu certyfikacji.

Umowa certyfikacyjna
Po akceptacji oferty przez klienta następuje przygotowanie przez Grand Cert i przesłanie umowy na certyfikację tzw. Оrder form.

Planowanie auditu
Wyznaczenie auditorów i ustalenie terminu z klientem

Przeprowadzenie audytu – Audit certyfikacyjny
Audit certyfikacyjny składa się z dwóch etapów.

Etap 1
Etap wstępny auditu certyfikacyjnego

Celem tego etapu jest:

1. Ocena kompletności dokumentacji systemu zarządzania; ocena specyficznych dla lokalizacji klienta warunków oraz
przeprowadzenie rozmów z personelem klienta w celu określenia gotowości do drugiego etapu,

2. Przeprowadzenie przeglądu stanu i zrozumienie wymagań normy / w szczególności określenie kluczowych
aspektów sposobu działania lub istotnych aspektów, procesów, celów i działania systemu.

3. Uzgodnienie zakresu certyfikacji i wyłączeń

4. Zgromadzenie danych dotyczące działania systemu zarządzania, w tym o
lokalizacji klienta, stosowanych procesach i wyposażeniu,
mających zastosowanie wymaganiach prawnych i regulacyjnych,
środkach nadzoru, (szczególnie w przypadku klientów wielooddziałowych);
przeprowadzenie przeglądu przydziału zasobów do drugiego etapu i uzgodnienia z klientem szczegółów
drugiego etapu, planowanie auditu;
ocenę, czy są planowane i realizowane audity wewnętrzne i przeglądy zarządzania, oraz czy poziom wdrożenia systemu zarządzania uzasadnia gotowość klienta do drugiego etapu.

Po przeprowadzeniu I Etapu audytu audytor wiodący informuje Organizację o wszystkich obszarach, które mogą zostać sklasyfikowane jako niespójności w drugim etapie audytu. Wszelkie rozbieżności wykryte podczas 1 ETAPU audytu muszą zostać całkowicie wyeliminowane w określonym czasie, jednak nie później niż 6 miesięcy od daty audytu.
W przypadku negatywnego wyniku audytu ETAP 1, audit ten tj. etap 1 musi zostać powtórzony.
O Wyniku audytu klient zostaje powiadomiony w sposób formalny drogą emailiowę niezwłocznie.
Do auditu etap 2 można przejść tylko po uzyskaniu pozytywnego wyniku z auditu ETAP 1.

Etap 2
Etap główny auditu certyfikacyjnego – przeprowadzany jest w celu oceny adekwatności wdrożenia i stosowania wymagań zawartych w kryteriach audytu.

Celem tego etapu jest:

1. Informacje i dowody zgodności ze wszystkimi wymogami obowiązującej normy lub innych dokumentów normatywnych,
2. Monitorowanie, mierzenie, raportowanie i ocenianie osiągnięć w odniesieniu do głównych celów i zadań;
3. Zdolność systemu zarządzania organizacji i jej działania do przestrzegania obowiązujących wymogów prawnych i umownych;
4. Operacyjne zarządzanie procesami,
5. Audyty wewnętrzne i analiza przez kierownictwo;
6. Odpowiedzialność kierownictwa za politykę Organizacji.

Drugi etap audytu odbywa się w miejscu (miejscach) klienta
Termin auditu ETAPU 2 powinien być ustalony z uwzględnieniem potrzebnego czasu na rozwiązanie problemów zidentyfikowanych podczas auditu ETAPU 1 z zastrzeżeniem, iż w przypadku FSMS odstęp między etapami 1 i 2 nie powinien przekraczać 6 miesięcy. Jeśli przerwa jest dłuższa, powtarzany jest pierwszy etap początkowej certyfikacji..
Wynik auditu jest dokumentowany w raporcie. Wykryte niezgodności są dokumentowane i przekazywane organizacji na piśmie w postaci tzw „kart niezgodności”.
Audytor wiodący przygotowuje raport z auditu i jednocześnie koordynuje plan działań naprawczych z klientem i musi przesłać je w ciągu 21 dni od daty audytu do Jednostki Certyfikacji.

UWAGA:
W przypadku małych niezgodności, określane są działania korygujące i ich skuteczność weryfikowana jest na następnym audycie.
Duża niezgodność prowadzi do powtórzenia audytu tj. ponownego sprawdzenia danego obszaru, lub do przedstawienia nowych dokumentów.

Decyzja certyfikacyjna – Decyzja o przyznaniu/ odmowie/ utrzymaniu certyfikacji
Certyfikat jest wydawany po pozytywnej weryfikacji dokumentów z audytu, w tym raportu z auditu, dowodów zamknięcia ewentualnych niezgodności, potwierdzenia zgodności z procedurą certyfikacyjną.
Certyfikat jest wydawany tylko wówczas, gdy zostały zamknięte niezgodności.
Wydanie certyfikatu lub nie potwierdzenie wydania certyfikatu powinno się odbyć w ciągu 40 dni po audycie.

Wydanie certyfikatu
Zatwierdzony raport oraz Certyfikat systemu zarządzania, jako dokument potwierdzający przyznanie certyfikacji jest przekazywany Klientowi.
Data przyznania certyfikatu jest datą podjęcia decyzji certyfikacyjnej.

Audity nadzoru/kontrolne w okresie ważności certyfikatu

Certyfikaty Grand Cert są ważne max przez 3 lata pod warunkiem przeprowadzania corocznych audytów kontrolnych/ nadzoru w przedsiębiorstwie.
Audity nadzorcze są przeprowadzane 2 razy w ciągu trzech lat obowiązywania certyfikatu.
Celem auditu nadzoru jest potwierdzenie, że certyfikowany system zarządzania nadal spełnia wymagania danej normy.
Zakres auditu nadzoru.
Przed auditem kontrolnym uaktualniane są dane firmy w celu uwzględnienia istotnych zmian mających wpływ na zakres działalności lub procesu klienta. W przypadku istotnych zmian takich jak
– znaczne zwiększenie zatrudnienia
– zmniejszenie zatrudnienia,
– rozszerzenia lub zmniejszenia zakresu działalności
może być konieczne przygotowanie nowej wyceny audytu i przedstawienia zaktualizowanej oferty na audit nadzoru.
Audit kontrolny jest prowadzony zgodnie z uzgodnionym przez audytora planem audytu.
Audit jest planowany w porozumieniu z klientem.
Pierwszy audit kontrolny musi być przeprowadzony nie później niż 12 (+ – 3 m-ce ) miesięcy od daty decyzji o wydaniu certyfikatu. W przypadku nie przeprowadzenia auditu nadzoru w terminie, certyfikat musi być zawieszony lub wycofany, przy czym zawieszenie nie może trwać dłużej niż 6 miesięcy.
Po audycie kontrolnym klient otrzymuje zatwierdzony raport z auditu
Audyt w nadzorze są audytami na miejscu w organizacji.

Audyt recertyfikacyjny:
Przed upływem ważności certyfikatu musi być przeprowadzony audit recertyfikacyjny/ wznawiający w przedsiębiorstwie, przedłużający ważność certyfikatu na kolejne 3 lata.
Celem auditu ponownej certyfikacji jest potwierdzenie zgodności i skuteczności systemu zarządzania oraz jego ciągłej przydatności i zgodności z zakresem certyfikacji.
Przed auditem wznawiającym uaktualniane są dane firmy w celu uwzględnienia istotnych zmian mających wpływ na zakres działalności lub procesu klienta.
Zmiany w systemie zarządzania muszą być przedstawione przez klienta w formie pisemnej.
Wypełniany jest nowy wniosek i przygotowuje się ofertę obejmująca kolejny trzy letni cykl. Zawarta wcześniej umowa pozostaje nadal ważna.
Jeżeli audit ponownej certyfikacji nie zostanie zakończony i / lub nie będzie można ocenić skuteczności wdrożenia korekty i / lub korekty, przed upływem okresu certyfikacji ważność certyfikatu nie zostanie przedłużona. Informując klienta o decyzji dotyczącej certyfikacji, listem korespondencyjnym.
Jeśli audit ponownej certyfikacji zakończy się pozytywnym wynikiem, przed wygaśnięciem certyfikatu. Data wydania nowego certyfikatu powinna być datą decyzji o ponownej certyfikacji lub późniejszej dacie.
Po wygaśnięciu okresu certyfikacji można odnowić certyfikat w ciągu 6 miesięcy, pod warunkiem zakończenia wszystkich czynności związanych z ponowną certyfikacją. Certyfikat wydaje się od daty podjęcia decyzji lub później niż od daty decyzji o ponownej certyfikacji. Data zakończenia powinna być oparta na poprzednim cyklu certyfikacji.

Certyfikacja wielooddziałowa
Podmiot wielooddziałowy to organizacja mająca zidentyfikowaną siedzibę centralną (centralę), gdzie planuje się i nadzoruje lub zarządza określonymi działaniami oraz sieć biur lokalnych lub filii (oddziałów), w których działania te są wykonywane w całości lub częściowo. Centrala niekoniecznie musi spełniać rolę głównego zarządu w podmiocie

Grupowa certyfikacja jest możliwa, jeśli spełnione są następujące warunki:

• System zarządzania, który stosuje się do wszystkich oddziałów/ miejsc produkcyjnych jest w taki sam sposób ustanowiony, opracowany i utrzymywany. Dotyczy to także większości udokumentowanych informacji związanych z procesami.
• Nadzór nad całym systemem zarządzania jest prowadzony centralnie przez przedstawiciela zarządzania jakością usytuowanego w centrali, obejmujący audity wewnętrzne i przegląd zarządzania. Jest on upoważniony do wydawania instrukcji wszystkim oddziałom/ miejscom produkcyjnym.
• Niektóre działania są realizowane centralnie: projektowanie wyrobu i procesu, zaopatrzenie, zasoby ludzkie itp.
• Wszystkie lokalizacje są powiązane prawnie z centralą.

Podczas przeglądu gotowości (etap 1) oraz etapu 2., oceniane są dodatkowo raporty z auditów wewnętrznych z wszystkich miejsc jak również zalecenia działań korygujących i ich wdrożenie. W przypadku takiej samej działalności w różnych lokalizacjach, możliwe jest próbkowanie zgodnie z dokumentem normatywnym IAF MD 1:2018, dostępnym na stronie PCA.

Rozszerzenie/ograniczenie zakresu; Zawieszenie/wycofanie certyfikatu oraz unieważnienie umowy

Rozszerzanie zakresu certyfikacji
Rozszerzenie zakresu certyfikacji następuje na wniosek organizacji. Rozszerzenie wymaga złożenia wniosku, na podstawie przeglądu, którego określane są działania auditowe niezbędne do podjęcia decyzji o rozszerzeniu. W celu oceny nowego zakresu certyfikacji przeprowadzany jest dodatkowy audyt w okresie ważności posiadanego certyfikatu lub podczas oceny przy audycie recertyfikacji. Jednostka na podstawie dokumentów informujący o dodatkowych produktach lub realizowanych procesach otrzymanych od klienta decyduje czy wymagana jest wizytacja w celu rozszerzenia zakresu audytu.

Ograniczanie zakresu certyfikacji, zawieszanie, cofnięcia certyfikacji
Ograniczanie zakresu certyfikacji
Możliwe jest ograniczenie zakresu certyfikacji, aby wykluczyć te części działalności klienta, które stale, lub w poważnym stopniu nie spełniają wymagań certyfikacyjnych. Jednakże te części nie mogą wpływać na zdolność organizacji do spełniania wymagań danej normy systemu zarządzania. W przypadku ograniczenia zakresu certyfikacji, wystawiany jest nowy certyfikat z nowym zakresem certyfikacji, lecz z datą ważności taką jak dotychczasowy certyfikat.

Zawieszenie certyfikacji
następuje w poniższych przypadkach:

• certyfikowany system zarządzania organizacji stale lub w poważnym stopniu nie spełnia wymagań certyfikacyjnych, w tym wymagań dotyczących skuteczności systemu zarządzania;
• organizacja nie wyraża zgody na przeprowadzenie auditów w nadzorze lub audytów dla
• ponownej certyfikacji z wymaganą częstością, co najmniej raz w roku kalendarzowym; organizacja dobrowolnie poprosiła o zawieszenie;
• stwierdzenia przekroczenia przez organizację praw i obowiązków określonych w umowie o certyfikacji;
• niespełnienia w terminie zobowiązań finansowych wobec Grand Cert.

Zawieszenie ważności certyfikatu nie może przekroczyć sześciu miesięcy. W zawieszeniu, certyfikacja jest czasowo nieważna. W przypadku zawieszenia, organizacja powstrzymuje się od dalszego powoływania się na certyfikację oraz stosowanie Znaku certyfikacji.
Okres zawieszenia nie może przekroczyć 6 miesięcy.
Jeśli kwestie, które sprawiły zawieszenie certyfikacji zostaną usunięte, wówczas certyfikacja jest przywracana.

Wycofanie certyfikacji
Niezdolność firmy do rozwiązania problemu, który powoduje zawieszenie, w warunkach ustalonych przez jednostkę certyfikującą, zostanie podjęta w celu anulowania certyfikacji lub ograniczenia zakresu certyfikacji.
Wycofanie certyfikacji następuje w przypadku:

• stwierdzenia, że nie zostały rozwiązane w ciągu 6 miesięcy kwestie, które spowodowały zawieszenie;
• stwierdzenia trwałego zaprzestania: produkcji wyrobów, świadczenia usług lub stosowania
• procesów objętych zakresem certyfikatu;

Po cofnięciu certyfikatu Klient jest zobowiązany do zaprzestania powoływania się na status organizacji certyfikowanej i
używania certyfikatów we wszystkich materiałach reklamowych w ciągu miesiąca od poinformowania Klienta o jego
statusie.
W przypadku cofnięcia certyfikatu, informacja o tym fakcie jest publikowana na stronie Grand Cert.

Koszty certyfikacji

Koszty certyfikacji składają się ze stałej opłaty obejmującej udział w systemie akredytacji, weryfikację techniczną, wystawienie certyfikatu oraz opłaty za audity w całym cyklu ważności certyfikatu. Czas auditu jest obliczany w oparciu o dokumenty normatywne ISO / TS 22003:2013, IAF MD 5:2019, IAF MD 1:2018, (IAF MD dostępne na stronie PCA).