Загальний опис процесу сертифікації 

Розширення / обмеження сфери сертифікації;

Призупинення / вилучення сертифікату та розірвання договору вартість сертифікації;Умови використання логотипу / назви органу акредитації;

Загальний опис процесу сертифікації

Процедура сертифікації системи менеджменту за стандартами ISO 9001, ISO 22000 приведена нижче.
Наступні кроки описують процес.
• сертифікаційна пропозиція
• сертифікаційний договір
• Планування аудиту
• Проведення аудиту: Етап 1 і Етап 2
• Рішення про сертифікацію
• Позитивна або негативна
• Видача сертифіката
• Наглядовий аудит
• Аудит повторної сертифікації
• Запит на сертифікаційну пропозицію
Метою цієї діяльності є виявлення потреб клієнта, оцінка можливості надання послуг органом по сертифікації і підготовка правильного пропозиції для сертифікації та супроводу сертифікації для даної системи управління. До них належать такі види діяльності:

Контакт з клієнтом представника Grand Cert або клієнта з Grand Cert
заповнення клієнтом заявки для даної системи управління «Форма заявки» (скачати тут  Inquiry form pl - ua,  Inquiry form eng - ua).
Огляд заявки від GrandCert.
Сертифікаційна пропозиція (Grand Cert)
Підготовлену пропозицію про сертифікацію відправляють клієнтові по електронній пошті.
У сертифікаційному пропозиції представлені умови та правила проведення процесу сертифікації.

Сертифікаційний договір
Після прийняття пропозиції клієнтом підготовка GrandCert і відправка угоди про сертифікацію так званого Оrderform.

Планування аудиту
Призначення аудиторів і встановлення дати з клієнтом 

Проведення аудиту - Сертифікаційний аудит
Сертифікаційний аудит складається з двох етапів.
• Етап 1
Початковий етап сертифікаційного аудиту

Мета цього етапу:

1. Оцінка повноти документації системи управління; оцінка умов, специфічних для клієнта, і проведення інтерв'ю з персоналом клієнта для визначення готовності до другого етапу.
2. Проведення огляду стану і розуміння вимог стандарту / зокрема, визначення ключових аспектів методу роботи або відповідних аспектів, процесів, цілей і функціонування системи.
3. Узгодження сфери сертифікації і винятків
4. Збір даних про роботу системи управління, включаючи:
• прихильність клієнтів, які використовуються процеси і обладнання,
• застосовні законодавчі та нормативні вимоги,
• заходи нагляду (особливо для клієнтів з декількома філіями);
• розгляд розподілу ресурсів на другому етапі і узгодження з клієнтом деталей другого етапу, планування аудиту;
• Оцінка планування внутрішніх аудитів, перегляду управління, а також рівень впровадження системи управління готовності клієнта до другого етапу.
Після проведення першого етапу аудиту провідний аудитор інформує Організацію про всі області, які можуть бути класифіковані як невідповідності на другому етапі аудиту. Будь-які розбіжності, виявлені протягом 1-го етапу аудиту, повинні бути повністю усунені в зазначений час, але не пізніше 6 місяців від дати проведення аудиту.
У разі негативного результату аудиту Етап 1, аудит Етапу 1 повинен пройти повторно. Клієнт буде повідомлений формально про результати перевірки по електронній пошті. Аудит Етапу 2 може пройти тільки після отримання позитивного результату аудиту Етап 1.

• Етап 2
Основний етап сертифікаційного аудиту - проводиться з метою оцінки його реалізації і застосування
вимог, що містяться в умовах аудиту.
Мета цього етапу:

1. Інформація та докази дотримання всіх вимог застосованих стандартів або інших нормативних
документів,
2. Моніторинг, вимір, звітність і оцінка досягнень щодо основних цілей і завдань;
3. Здатність системи управління організацією та її операцій дотримуватися застосовні юридичні та
контрактні вимоги;
4. Управління операційними процесами,
5. Внутрішні аудити і аналіз керівництвом;
6. Відповідальність керівництва за політику Організації.

Другий етап аудиту проводиться на місці (-ів) клієнта
Дата проведення аудиту Етап 2 повинна визначатися з урахуванням часу, необхідного для вирішення проблем, виявлених в ході аудиту Етап 1, за умови, що в разі FSMS інтервал між етапами 1 і 2 цієї статті не повинен перевищувати 6 місяців. Якщо перерва довше, повторний етап первісної сертифікації повторюється. Результат аудиту задокументований в звіті. Виявлені невідповідності документуються і направляються організації в письмовій формі у вигляді так званих «карт невідповідності».
Ведучий аудитор готує звіт аудиту і в той же час координує план коригувальних дій з клієнтом і повинен надіслати його протягом 21 дня з дати проведення аудиту в Орган з сертифікації.

УВАГА:

У разі невеликих розбіжностей визначаються коригувальні дії, і їх ефективність перевіряється при наступному аудиті.
Висока невідповідність призводить до повторного аудиту, повторній перевірці даної області або поданням нових документів.

Рішення про сертифікацію - Рішення про надання / відмову / підтримці сертифікації
Сертифікат видається після позитивної перевірки аудиторських документів, включаючи звіт аудиту, підтвердження закриття можливих невідповідностей, підтвердження відповідності процедурі сертифікації.
Сертифікат видається тільки в разі закриття невідповідностей.
Видача сертифікату або видача непідтвердженого сертифіката повинна проводитися протягом 40 днів після аудиту.

Видача сертифікату
Затверджений звіт і сертифікат системи управління, як документ, що підтверджує сертифікацію, передаються Замовнику.
Датою отримання сертифікату є дата прийняття рішення про сертифікацію.

Наглядовий аудит / контроль аудиту протягом терміну дії сертифікату
Сертифікати Grand Cert дійсні протягом максимум трьох років за умови, що в компанії проводяться щорічні наглядові аудити.
Наглядові аудити проводяться двічі за три роки дії сертифікату.

Мета Наглядового аудиту - підтвердити, що сертифікована система управління як і раніше відповідає вимогам відповідного стандарту. Сфера наглядового аудиту.
До наглядового аудиту дані компанії оновлюються, щоб брати до уваги значні зміни, що впливають на сферу бізнесу або процесу клієнта. У разі значних змін, таких як
- значне збільшення зайнятості
- скорочення зайнятості,
- розширення або скорочення обсягу діяльності.
Може виникнути необхідність в підготовці нової оцінки аудиту та подання оновленої пропозиції для наглядового аудиту. Наглядовий аудит проводиться відповідно до плану аудиту, узгодженим аудитором.
Аудит планується за погодженням з клієнтом.
Перший наглядовий аудит повинен проводитися не пізніше 12 (+ - 3 місяців) місяців з дати прийняття рішення про видачу сертифіката. Якщо наглядовий аудит не виконується вчасно, сертифікат повинен бути припинений або відкликаний, однак призупинення може тривати не більше 6 місяців.
Після аудиту клієнт отримує схвалений аудиторський звіт Наглядовий аудит - це аудит на місці в організації.

Аудит повторної сертифікації:
До закінчення терміну дії сертифікату повинен бути проведений аудит повторної сертифікації / поновлення в компанії, що продовжує термін дії сертифікату на наступні 3 роки.
Метою ресертифікаційного аудиту є підтвердження відповідності та ефективності системи управління та її постійної придатності та відповідності сфері сертифікації.
До повторного аудиту дані компанії оновлюються, щоб брати до уваги значні зміни, що впливають на сферу бізнесу або процесу клієнта.
Зміни в системі управління повинні бути представлені клієнтом в письмовій формі.
Заповнюється новий додаток і готується пропозиція, що охоплює наступний трирічний цикл. Раніше укладений договір залишається в силі.
Якщо аудит повторної сертифікації не завершений і / або ефективність реалізації корекції і / або виправлення не може бути оцінена, до закінчення періоду сертифікації сертифіката, який не буде продовжений. Інформування клієнта про рішення щодо сертифікації за листуванням.
Якщо аудит повторної сертифікації призводить до позитивного результату до закінчення терміну дії
сертифіката. Дата видачі нового сертифікату повинна бути датою прийняття рішення про повторної сертифікації або більш пізньою датою.
Після закінчення періоду сертифікації ви можете продовжити термін дії сертифікату протягом 6 місяців, за умови завершення всіх видів повторної сертифікації. Сертифікат видається з дня прийняття рішення або пізніше дати прийняття рішення про повторної сертифікації. Дата закінчення має ґрунтуватися на попередньому циклі сертифікації.

Сертифікація Багатогалузева

Багатогалузева організація - це організація з ідентифікованим центральним місцем розташування (головним офісом), де вона запланована і контролюється або управляється конкретними діями і мережею місцевих відділень або філій , де ці дії виконуються повністю або частково. Головний офіс не обов'язково виконує роль основного керівництва в організації.

Групова сертифікація можлива, якщо виконуються наступні умови:

- Система управління, яка застосовується до всіх підрозділам / виробничих майданчиків, створюється, розвивається і підтримується таким же чином. Це також відноситься до більшої частини документованої інформації, пов'язаної з процесами.
- Нагляд за всією системою управління централізовано управляється представником з управління якістю, розташованим в головному офісі, включаючи внутрішні аудити і огляд управління. Він уповноважений видавати інструкції всім відділам / виробничих майданчиків.
- Деякі заходи здійснюються централізовано: проектування продуктів і процесів, закупівлі, людські ресурси і т.д.
- Всі адреси юридично пов'язані з центральним офісом.
В ході перевірки готовності (етап 1) і етапу 2 додатково оцінюються звіти про внутрішні аудити з усіх місць, а також рекомендації по коригувальних дій і їх реалізації. Якщо йдеться про одну й ту ж діяльності в різних місцях можна пробувати відповідно до нормативного документа IAF MD 1:2018, доступним на веб-сайті PCA.

Обмеження розширення / діапазону; Призупинення / вилучення сертифікату та розірвання договору

Розширення сфери сертифікації
Розширення сфери сертифікації проводитися за запитом організації. Для розширення необхідно подати заявку на основі огляду, яка визначає аудиторську діяльність, необхідну для прийняття рішення про продовження. Для оцінки нової сфери сертифікації додаткова перевірка проводиться протягом терміну дії сертифікату або під час аудиту повторної сертифікації. На основі документів отриманих від клієнта інформують про додаткові продуктах або процесах, сертифікаційний орган вирішує, чи потрібно відвідування для розширення сфери аудиту.

Обмеження обсягу сертифікації, призупинення, скасування сертифікації
Обмеження сфери сертифікації
Можна обмежити область сертифікації, щоб виключити ті частини діяльності клієнта, які постійно або серйозно не відповідають вимогам сертифікації. Однак ці частини не можуть вплинути на здатність організації задовольняти вимогам даного стандарту системи управління. Якщо обсяг сертифікації
обмежений, новий сертифікат видається з новою сферою сертифікації, але з датою закінчення терміну дії, такий як поточний сертифікат.

Призупинення сертифікації
відбувається в наступних випадках:
- сертифікована система управління організацією, незалежно від того, серйозно чи не відповідає
вимогам сертифікації, включаючи вимоги до ефективності системи управління;
- організація не погоджується проводити аудити в рамках нагляду або аудитів для
- повторної сертифікація з необхідною частотою, хоча б, один раз на календарний рік;
- організація добровільно зажадала призупинення;
- з'ясування того, що організація перевищила права і обов'язки, викладені в договорі про сертифікацію;
- невиконання фінансових зобов'язань перед GrandCert вчасно.

Призупинення терміну дії сертифікату не може перевищувати шести місяців. У разі припинення сертифікація тимчасово недійсна. У разі припинення організація утримується від використання сертифікації та використання Сертифікату.
Період призупинення може не перевищувати 6 місяців. Якщо проблеми, що викликали призупинення сертифікації, будуть видалені, то сертифікація буде відновлена.

Зняття сертифікації
Нездатність компанії вирішити проблему, що викликала припинення, в умовах, встановлених органом з сертифікації, буде зроблена для скасування сертифікації або скорочення сфери сертифікації.
Зняття сертифікації відбувається в разі:

- заявивши, що проблеми, що викликали призупинення, чи не були дозволені протягом 6 місяців;
- заяви про постійне припинення: виробництво товарів, надання послуг або використання
- процеси, що охоплюються сферою дії сертифіката.

Після відкликання сертифікату Клієнт зобов'язаний припинити покладатися на статус сертифікованої організації і використовувати сертифікати у всіх рекламних матеріалах протягом одного місяця після інформування Клієнта про його статус.
У разі відкликання сертифікату інформація про цей факт публікується на веб-сайті Grand Cert.

Вартість сертифікації
Вартість сертифікації включає фіксовану плату за участь в системі акредитації, технічну перевірку, видачу сертифікату і збори за аудити протягом усього циклу дії сертифіката.
Час аудиту розраховується на основі нормативних документів ISO / TS 22003: 2013, IAF MD 5: 2019, IAF MD 1: 2018, (IAF MD доступних на веб-сайті PCA).